Ce manuel a été créé pour répondre aux questions relatives à ce que doit être inclu ou pas dans vos contributions d'index de nécrologies. On espère que ce manuel répondra à toutes vos questions. Veuillez donc lire attentivement ce manuel, car ça nous évitera de répondre à des questions inutilement, car nous recevons déjà beaucoup de courrier de gestion interne. Si vous avez un problème particulier dont vous ne trouvez pas la réponse ici, vous pouvez toujours me le demander directement à djsavard@nbnet.nb.ca
Voici d'abord quelques généralités avant d'aborder les formats d'index
Combien de temps devrais-je garder les copies des nécrologies que j'ai indexées? Normalement, nous exigeons que l'on conserve les pages nécrologiques pour un minimum de 30 jours. Mais avec quelques précisions. Il faut garder les nécrologies au moins 90 jours après que votre index ait paru dans le Scoop nécrologique (Obituary Daily Times). Cette façon de procéder donne une chance à tous les utilisateurs (lire participants, ou volontaires si vous préférez) de faire leur recherche et de soumettre leur requêtes.
Veuillez aussi noter que vos index doivent être envoyés directement à même votre message de courriel, ou dans un fichier .txt, car c'est le dénominateur commun entre tous les ordinateurs personnels (Mac ou PC). D'ailleurs pour éviter d'avoir des caractères corrompus à même les listes, il est TRÈS IMPORTANT de ne JAMAIS UTILISER LES ACCENTS OU LES CARACTÈRES SPÉCIAUX. Ne soumettez pas vos index en format de base de données ou de chiffrier électronique. Votre "modérateur" n'utilise probablement pas les mêmes logiciels que vous, et il a beaucoup de travail à faire sans se permettre du travail de conversion de fichiers, etc.
Un autre point important, rigueurs historique et bibliographique obligent: lorsque vous répondez à une requête de nécrologie, veuillez toujours prendre le soin de garder la référence, qui dans notre cas, est la l'entrée d'index tirée de l'index général quotidien. Le format même de l'index a été pensé en terme référence de périodique. Une nécrologie sans référence est pratiquement sans valeur si on en a pas la source.
Une autre question qui est posée souvent, porte sur les "En mémoire". Nous préférons ne pas indexer des cerner, car il a fort a parier qu'il y ait déjà eu un avis de décès ou une nécrologie publiée lors du décès. En plus, le format n'est pas identique, et souvent cadre mal avec notre index.
Il existe un outil pour les utilisateurs Windows ou DOS 3.1. Un participant a élaboré un petit logiciel pour aider l'entrée des index nécrologique. Il permet de faire la vérifications automatique pour repérer les erreurs. Le logiciel est tout à fait gratuit. Une fois compris, le format est relativement simple, et en copiant la partie répétitive, les index se font en un tour de main. D'ailleurs, je suis personnellement sur plate-forme Mac, et je ne m'en porte pas moins bien. Vous pouvez trouver le logiciel de Mike Rice (version anglaise) sur son site à http://www.concentric.net/~mikerice/obitprog.shtml
S'il y a des as-programmeurs sur plate-forme Mac, vous êtes
les bienvenus de pratiquer vos talents et d'en faire une version MacIntosh.
Maintenant, vous pouvez poursuivre votre lecture, côté
technique, avec la section du format des indexes. Il y a plusieurs exemples
qui devraient répondre à pas mal toutes vos questions. À
la fin, il y a d'autres exemples de situations plus particulières,
ainsi que notre raisonnement pour expliquer le format adopté.
Sur ce, Bonne chasse!!!
Denis Savard
Caraquet, NB, Canada:
djsavard@nbnet.nb.ca
Pour l'équipe de "modérateurs": Linda Blades, Joe Blanton,
Charles-Wesley Kirschner, Peggy Perry, Denis-John Savard, Janet Stanko,
Walter Styles, and Jan Wheeler
SPÉCIFICATIONS DU FORMAT DE L'INDEX DU Scoop nécrologique
Il y a 6 champs pour toutes les nécrologies que vous indexez - pas plus, pas moins: nom; âge au décès; lieu du décès; nom de la publication; date de la publication; et le "tagname" ou le code de référence. Nous allons regarder particulièrement chaque champ pour vous familiariser avec sa raison d'être et leurs formats.
Champ 1: NOM
A. le Nom (nom de famille): le nom de famille d'un défunt
est TOUJOURS en majuscule. Mais comme d'habitude, toute règle a
ses exception. Il s'agit de cas comme les Leblanc. Au Québec, on
l'écrit normalement Leblanc, alors qu'en Acadie, on retrouve plutôt
LeBlanc. Dans le premier cas, Leblanc deviendrait LEBLANC, mais dans le
deuxième cas, il devient LeBLANC. Il en va de même avec les
nom à consonance plus anglophone, comme McIntosh, deviendrait McINTOSH,
etc. De même les espaces et points sont aussi enlevés, comme
dans le cas des Van Hecke, qui deviennent des VanHECKE, mais les St-Jean
deviennent par contre ST-JEAN. Les femmes avec des noms composés
devraient être indexées sous TREMBLAY-LAVOIE. Si l'on ne peux
déterminer que l'un de ces noms est le nom de fille en lisant la
nécrologie, il faut alors se référer à la partie
F un peu plus bas. En fait c'est pour déterminer si la personne
a reçu le nom composé à la naissance, ou par union
matrimoniale. Quant au fait des femmes qui garde le noms de fille, selon
la tradition française, nous y reviendrons aussi à la section
F.
Exemples: Correcte vs Incorrecte
McDONALD vs MCDONALD
McDONALD vs Mc DONALD
McDONALD vs McDonald
DeMEO vs DEMEO
LaSALLE vs LASALLE
B. Prénom: le prénom d'une personne doit n'avoir que la première lettre en majuscule. Le reste du prénom doit demeurer en petites lettres. Pas d'exception.
C. Deuxième noms et initiales: ces noms doivent toujours suivre le prénom, pas d'exception. N'utilisez jamais les points aux initiales, ni ailleurs dans l'index. Les seules ponctuations acceptées, sont les points-virgules qui séparent les champs, et la virgule qui sépare le nom de famille au prénom, et le guillemet simple (sans courbature) pour isoler le surnom.
D. Titres, grades, etc.: ces données peuvent être incluses après le deuxième nom, toujours sans ponctuation. Mais l'utilisation de ces dernier n'est pas essentiel, et pas nécessairement recommandée. Car ça allonge inutilement l'index.
E. Surnoms: comme les titres, les surnoms suivent le deuxième nom, et doivent être isolés par des guillemets simples (ex.: Jean-Baptiste "Ti-Coune")
F. Nom de fille: Chaque fois qu’une nécrologie d’une femme
est indexée, on doit s'attendre à y ajouter le nom de fille,
à moins que cette dernière soit décédée
assez jeune, ou que l'on ne nomme que des frères et sœurs et neveux
et nièces comme survivants. Dans notre cas, c'est dans cette partie
que le monde francophone diffère le plus d’avec les anglophones.
Ainsi, d'après la tradition française, les femmes gardaient
toujours leurs noms de fille. Ce nom devient donc le nom de famille principal
des femmes. Regardons d'abord le fonctionnement "normal" (relativement
dit en Amérique du Nord, mais au Canada français, les deux
usages existent aussi...). Je disait donc, normalement, le nom de fille
suit immédiatement le prénom de la femme, entre (parenthèses).
On verrait donc TREMBLAY, Alice (ARSENAULT), pour une femme qui a épousé
un Tremblay (et qui a pris son nom), et son nom de fille est, vous aurez
devinez, Arsenault.
Dans le cas où la femme a gardé son nom de fille, le
nom de famille du mari tombe alors dans la catégorie "autres noms",
que l'on place au même endroit que le nom de fille, mais [encadré].
On verrait donc LANDRY, Sylvie [BOUCHARD], pour celle qui a conservé
son nom de fille Landry, et qui a épousé un Bouchard.
Les noms d'un mariage précédent suivent aussi cette règle.
Alors, si on reprend l'exemple d'Alice, supposant qu’elle ait d'abord épousé
un Savard, sa mention se lirait comme suit: TREMBLAY, Alice (ARSENAULT)
[SAVARD], ou dans le cas de Sylvie: LANDRY, Sylvie [BOUCHARD] [SAVARD].
Si par contre, le nom de fille n’est pas indiqué, et que c'est clair
qu'elle porte le nom du mari, alors on insère des parenthèses
vides () après son prénom. Ça nous dit automatiquement
que le nom de fille n'est pas indiqué.
En adoptant cette méthode, ça m'a permis de bien marier
les différents usages.
Voici d'autres exemples: SMITH, Mary Jane (JONES) [ANDERSON]
SMITH, Mary A ( ) [THOMAS]
JONES, Earl E Jr
SMITH, Mary Jane
G. Alias: Occasionnellement, vous trouverez peut-être un alias, du genre Jacques Duffault alias Will James, ou encore une religieuse qui adopte un nom de religion. Par exemple, Marie- Anne Tremblay peut devenir Sœur Agnès Augustine. Dans ce cas on utilise les [encadrés] et l'abréviation anglaise. Disons qu'il s'agit d'une religieuse hospitalière St-Joseph, alors elle se lirait comme ceci: TREMBLAY, Marie-Anne [str Agnes Augustine rhsj]
Champ 2: ÂGE
Ne vous en faites pas, le pire est fait... Le champ d'âge est
probablement le plus simple du tout. Il s'agit simplement de toujours inclure
l'âge comme tel, sans arrondir. Ex: il a 59 ans 11 mois et 28 jours,
on note simplement 59. Ou encore un enfant de 5 mois donnerait 0. Il faut
simplement être vigilant dans les cas où l'on dit "dans sa
cinquantième année, il n'a alors que 49 ans, et c'est 49
qu'il faut mettre. Aucune mention "naissant", ou 14 mois, etc... n'est
acceptée. Le champ êttre composé que du chiffre entier,
d'un espace avant le point-virgule qui le sépare du prochain champ.
Pas de parenthèse dans ce champ.
Champ 3: LIEU DU DÉCÈS
Ce champ peut-être un peu compliqué, mais rien comme le
champ du Nom. En théorie, ce champ ne devrait comprendre que le
nom de la ville et le code de Province/état, comme QC, ON ou NB
sans y mettre de virgule entre les deux. Un simple espace fait l'affaire.
Pour avoir les codes d'états et de provinces (pour l'Amérique
du Nord), veuillez vous référer au (State/Province
abbreviations page)
Là où ça se complique, c'est quand une personne
décède dans une autre province que son lieu de résidence
ou de naissance. Il s'agit de la seule information que l'on inclut qui
n'est pas strictement référentielle. L'exemple expliquera
plus vite que des mots, alors disons que je décède aujourd'hui
à Caraquet où j'habite. Mais je suis né à Sarnia,
en Ontario. Dans mon cas, mon entrée d'index se lirait comme suit:
SAVARD, Denis; 29; Sarnia ON>Caraquet NB; L'Acadie Nouvelle; 1998-8-3;
djsavard
On fait la même chose si l'individu décède dans
une autre province ou état que sa résidence. Pour les autres
pays, on utilise simplement le code universel d'abréviation à
trois lettres (CAN, FRA, USA, GBR, etc...) Voici d'autres exemples:
Exemple: JONES, Betty A (SMITH); 98; St Louis MO;
JONES, Betty A (SMITH); 98; Ft Erie ON;
JONES, Betty A (SMITH); 98; JPN;
Et:
JONES, Betty A (SMITH); 98; Madison WI>St Louis MO; (seul le signe
> est accepté pour indiquer deux endroits)
JONES, Betty A (SMITH); 98; Calgary AB>Montreal QC; etc.
JONES, Betty A (SMITH); 98; ; etc.
Dans le dernier cas, aucun lieu n'est mentionné. Comme ailleurs dans ces cas, on met un espace vide, et le point-virgule suivant pour passer à l'autre champ.
Champ 4: NOM DE LA PUBLICATION (abrégé)
Avant de remplir ce champ, il faut faire comfirmer l'abréviation
appropriée de votre publication. Certaines ont été
indexées pendant quelque temps avant d'être délaissées,
mais il faut essayer de garder des abréviations normalisées
pour les différentes publications. Aussi, les plus grands journaux
sont parfois indexés en équipe, pour alléger un fardeau
trop important dans certains cas. Ce champ DOIT ÊTRE REMPLI, si l'on
ne peut pas donner une référence à une nécrologie,
elle ne vaut pas grand chose. Vous remarquerez peut-être, en effectuant
des recherches, des mentions comme "/mem" or "/det" or "OB" à la
fin du nom de publication. Il s'agissait alors d'indiquer que ce n'était
pas une nécrologie complète. Mais nous avons abandonné
cette pratique.
Champ 5: DATE DE PUBLICATION
Comme toute référence, les entrées d'index doivent inclure la date de publication. Le format AAAA-M-J est en usage.
1996-6-5; 1996-6-12; etc. Pas de zéro (0) aux mois et aux jours.
Certains demanderont pourquoi on n’utilise pas plutôt la date de décès, puisque la liste a un objectif généalogique. C’est qu’avant tout, cette liste et base de données sont un index de référence de nécrologies publiées.
Champ 6: CODE DE RÉFÉRENCE (tagname)
Celui-ci, c'est le plus facile. Il s'agit de votre code de membre. La règle est simple, pas de chiffres et pas de majuscule. Préférablement, vous éviterez d'avoir un code qui inclut un patronyme, car les recherches pourraient faire ressortir toutes vos contributions, en plus du nom recherché.
Pour conclure, voici d'autres exemples d'anciens Scoop nécrologique
ABBEU, John J; 74; Fremont CA; San Jose M-N; 1996-11-13; aeft
ABEL, Grace M (SEYBOLD); 83; Orange Co IN; Bedford Times-Mail; 1996-11-18;
ivie
ABERCROMBIE, Bobby Earl; 56; Fannin Co GA; Blue Ridge N-O; 1996-11-13;
jkg
ABLE, John; 87; St Louis MO>Hemet CA; Hemet News; 1996-11-3; sdelosie
ACEY, Eugene N; 82; Dearborn MI; Detroit News; 1996-10-8; cwkirsch
ACKERMANN, Martin Mark; 72; Santa Rosa CA; Press Demo; 1996-11-16;
rohrings
ACLAND, William "Bill"; 74; ; Victoria T-C (BC); 1996-11-16; ecross
ACLAND, William; 74; ; Victoria T-C (BC); 1996-11-15; ecross
ACTON, Lonnie E Sr; 65; Springfield OH>Hemet CA; Hemet News; 1996-11-6;
sdelosie
ACUNA, Jose M; 79; Fontana CA; San Bernardino C-S; 1996-11-12; agkrohn
ADAM, William Weir "Bill"; 77; Victoria BC; Victoria T-C; 1996-11-14;
ecross
ADAM, William Weir "Bill"; 77; Victoria BC; Victoria T-C; 1996-11-13;
ecross
ADAM, William Weir "Bill"; 77; Victoria BC; Victoria T-C; 1996-11-15;
ecross
ADAMS, Reathel (HICKS); 74; Cleveland TN; Polk County News; 1996-11-13;
jkg
ADAMS, John R; ; Eastpointe MI; Detroit News; 1996-10-8; cwkirsch
ADKINS, Oleta M (STANSBURY); 68; Oakdale CA; Modesto Bee; 1996-11-14;
abennett
ADKINSON, Gertrude ( ); 81; Odessa FL; Tampa Trib; 1996-11-19; garrus
AGEE, Cecil H; 68; Morgan Hill CA; San Jose M-N; 1996-11-13; aeft
AGGER, Carolyn Eugenia; 87; Washington DC; San Jose M-N (CA); 1996-11-12;
aeft
1998-11-15